漢民國小文書處理手冊—文書組長篇
壹、收文作業
觀念：用每日印出的收文登記表管理所有的收文(紙本、電子公文)，須增加檔號、保存年限二欄位。
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
一、紙本公文的處理
說明：所有的紙本公文都須登錄到公文管理系統，為了方便計算當月紙本收文總件數，就在收文字號前加上該紙本公文的發文日期。
●用收文專用帳號登入公文管理系統
●進行收文作業：公文作業 -> 收文作業 -> 一般收文
或 
-> 
●輸入來文機關、文別、速別、密等、發文日期字號、附件數與主旨等。
●登錄，然後分文，將公文分給承辦人。
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
二、電子公文的處理
●用收文專用帳號登入公文管理系統
●進行收文作業：
1.公文作業 -> 收文作業 -> 電子收文 -> 收件
這是將前置系統(NewCAClient)裡的公文收到公文管理系統中(DM)。
2.公文作業 -> 收文作業 -> 電子收文 -> 簽收
可將公文逐件列印或登錄簽收。
或 ->
->
●列印公文：點選欲列印的公文，然後按列印鈕即可進入 Word 列印。
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
三、後處理工作
當紙本公文 keyin 完，電子公文也列印出來後，就開始進行第三階段處理工作：
●加蓋公文處理所需的印章：在每件公文的左下角上加蓋以下3個印章：1.收文章、2.頁次章、3.紙本/電子公文章。
在左上角加蓋決行章
●收文：點選欲處理的公文，然後按收文鈕進行登錄工作。
●登錄：先登錄該公文，再按分文鈕進入分文作業。
●分文：點選適當的承辦單位及承辦人，然後點選一般分文鈕，即可完成分文作業。
當所有的公文都分完後，就可以列印總收文登記簿了。
●列印總收文登記表：報表列印 -> 總收文登記簿
通常我將起始日期和結束日期都設定為當日，將當日收文登記簿印出來。
指定收文的起始文號及結束文號：另一種列印收文登記簿的方式。
指定承辦單位和承辦人：每月月底印出該承辦人當月處理的公文清單，以作為歸檔及催收之依據。
以下是新印出來的收文登記簿範例：
●接著，在新的收文登記簿上加註該公文的檔號及保存年限；並將收文登記簿上的收文文號抄到公文上。
●將公文發給承辦人，並要求承辦人簽名，這樣就完成一天的公文收文作業。
以下是處理完的收文登記簿範例：
貳、承/會辦作業
一、到公文系統收文(總收來文)
※本項工作預設是由文書組長完成，承辦同仁不必處理。
※如果承辦同仁收到紙本公文後，在「承會辦作業」看不到電子公文時，就須到這裡來簽回自己的公文。
●輸入承辦人代號
●進行收文作業：公文作業 à 收文作業 à 總收來文
或 à
●挑選自己的公文，然後按收文鈕。
●登錄，然後分文，將公文分給承辦人(自己)。
二、列印公文附件
(一) 列印隨文引入的附件
●進行承會辦作業：承會辦作業 à 案件狀態 à 在承辦處勾選 à 確定 à 選擇承辦的公文
à 
à
à 
●列印附件：經辦事項 à 送繕打 à 附件 à 在附件的檔案上連按二下，然後把檔案印出來。
à 
(二) 附件在市府內網際網路
●輸入市府員工專區的網址：http://ems.kcg.gov.tw/intranet/
●帳號：jona5213@ms1.kcg.gov.tw (這是文書組長本人的帳號)
●密碼：hmesdoc1 或 hmesdoc2 (密碼須每三個月換一次，故可能為上述二者之一) à 確定
●選府內網際網路 à 府內專區 à 選電子公佈欄附件區 à 到您相關的單位取得公文附件。
三、承/會辦公文
●紙本公文第一頁的下方為公文承辦區。
1.左方為承辦單位的擬辦區：組長的擬辦意見及簽章在上，主任的意見及簽章在下。
2.中間為會辦單位的會辦區：請會辦人員在此區加簽意見及簽章。
3.最右方為決行區：請校長或代理主任在此區加簽意見及簽章，代理主任須在日期時間碼下方加蓋代為決行章。
紙本公文辦完後要到公文管理系統進行結案。
●進行結案作業：承會辦作業
à
案件狀態
à
在承辦處勾選
à
確定
à
選取已辦完的公文
à
經辦事項 à
結案
à
確定。
à 
à
à à 
à 
●到這裡才算是辦完一件公文。
四、歸檔作業
當手邊辦畢公文累積到一定程度時就應該進行歸檔動作。就標準程序而言，每週都應該將經辦公文歸檔一次，當週未辦畢公文不必歸檔，留到下週再歸檔即可。
在這裡要建立一個正確觀念：公文未歸檔前叫「公文」，其管理者是承辦人；公文歸檔後叫「檔案」，其管理者是檔案管理人員(文書組長兼任)。因此，承辦人在公文歸檔後想借用公文，是需要填寫調閱公文記錄的。
(一) 紙本公文的歸檔：每週歸檔一次
●整理歸檔公文
為了要永久保存公文，並增進檔案調閱效率，歸檔公文有一些必備
1.請自行在每頁公文（含附件）的中間下方處填寫頁次號（例如：P1、P2、P3），由於檔案局並未規定須使用本公文共 張 頁章，故今年度起取消使用該章。
2.公文跨頁處須加蓋騎縫章，用承辦人自己的職名章代替騎縫章即可。
3.原則上希望所有公文附件都歸檔，以利日後的檔案調閱工作。如果承辦人覺得附件無歸檔之必要，希望自己保存公文者，請在公文上加簽「附件自存」字樣，以釐清責任。
4.盡量少用鐵製品裝訂公文，以免日久生鏽污染公文，若有需要請裝訂在公文的左上角。
●列印歸檔清單：承會辦作業
à
歸檔作業à
歸檔清單
à
選擇正確的承辦單位、列印範圍及承辦人à
列印
à
把已經結案的公文清單列印出來
à 
à 
à 
●請將所有公文依照歸檔清單上的順序，由低到高排序，送繳文書組辦理歸檔。
(二) 電子公文的歸檔：每週歸檔一次
●進行歸檔作業：歸檔作業
à
歸檔
à
點選想要歸檔的公文
à
按 
鈕(一次一件)
或 
鈕(所有公文)
à 
à 或
鈕à 
à
(三) 文書組辦理簽收與歸檔工作
文書組在接到承辦人的紙本公文後，會在承辦人的歸檔清單上逐一加蓋已歸檔章，並將此清單逐一蓋在文書的總收/發文登記簿中，然後發回歸檔清單，請承辦人妥善保存，以方便日後查詢，並可釐清責任。
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------